12 lipca 2019 roku wchodzi w życie Ustawa o dokumentach publicznych

Ustawa ma na celu budowanie systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych. Ustala się trzy kategorie dokumentów publicznych, w zależności od ich znaczenia dla bezpieczeństwa państwa. W pewnych sytuacjach wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie dokumentu publicznego będzie zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 2.

Ustawa co prawda przewiduje karę pozbawienia wolności do lat dwóch, ale nie jest to kara za kopiowanie czy skanowanie dowodu osobistego. Karą zagrożone jest wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia REPLIKI DOKUMENTU PUBLICZNEGO. Definicja „repliki” znalazła się w art. 2 ust. 2 p. 6 Ustawy. Zgodnie z tą definicją, repliką dokumentu publicznego (jakim jest np. dowód osobisty czy paszport) jest  odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Oznacza to, że:

–  po pierwsze, nie stanowi repliki dokumentu publicznego kserokopia lub wydruk komputerowy dokumentu publicznego wykonane do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany,

– po drugie, żeby uznać jakieś odwzorowanie za replikę, muszą być spełnione „cechy autentyczności”

Jeśli chodzi np. o dowody osobiste „replika” dokumentu musiałaby posiadać zabezpieczenia, jakie zawiera dokument autentyczny (elementy widoczne w świetle UV, specjalna farba, materiał, z którego jest wykonana).

Choć wykonywanie kopii czy skanu dowodu osobistego nie będzie karalne na mocy przepisów cytowanej ustawy, czynność taka może być oceniana jako niezasadna z punktu widzenia RODO, a przede wszystkim w kontekście zasady minimalizacji danych.

Stosownie do postanowień RODO, gromadzone i przetwarzane dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w  których  są przetwarzane. Zgodnie z tą zasadą administrator danych może zbierać tylko takie dane osobowe, które są mu  konieczne do osiągnięcia celu  ich zebrania.  Zakazane jest zatem zbieranie danych niepotrzebnych w  konkretnym celu, czy też zbieranie danych „na zapas”. Zasada ta powiązana jest z zasadą ograniczenia  celu, ponieważ to cel przetwarzania determinuje zakres danych potrzebnych do osiągnięcia tego celu. Naruszenie tej zasady może stanowić naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, ale nie będzie prowadziło do odpowiedzialności karnej w oparciu o przepisy ustawy o dokumentach publicznych.